전화기 사용법 익히기
전화기를 사용하는 것은 특히 신입사원들에게 다소 긴장감을 느낄 수 있는 부분입니다. 하지만 간단한 몇 가지 기능과 매너를 익혀두면 전화 응대가 훨씬 수월해집니다. 아래에서는 전화기 사용의 기본 및 핵심 기능을 알아보겠습니다.
전화를 돌려주는 법
업무 중 전화를 받을 때, 전화를 돌려주는 기능은 매우 유용합니다. 이 기능을 제대로 활용하면 다른 담당자에게 업무 전화를 원활하게 연결할 수 있습니다.
- 돌려주기:
- 통화 중, [돌려주기] 버튼을 누르고 받는 사람의 내선번호를 입력합니다.
- 수화기를 내려놓고 통화 종료합니다.
- 대체 방법으로는 내선번호와 함께
#또는*을 눌러서도 가능합니다.
이러한 기능은 특히 바쁜 업무 환경에서 시간을 절약할 수 있는 방법입니다. 아래의 표를 참고하세요.
| 기능 | 사용 방법 |
|---|---|
| 돌려주기 | [돌려주기] 버튼 → 내선번호 입력 → 수화기 내려놓기 |
| 당겨받기 | 수화기 듣기 → [당겨받기] 버튼 눌렀다, 또는 * 버튼을 한 번 또는 두 번 누르기 |
전화받는 기초 기능
업무 전화에서 가장 기초가 되는 기능은 전화받기입니다. 전화를 잘 받는 것은 좋은 소통의 시작인데요, 이 과정을 익히면 스트레스를 줄일 수 있습니다.
- 전화를 수신했을 때는 본인의 소속과 이름을 먼저 밝히는 것이 중요합니다. 예를 들어, "여보세요, 마케팅팀의 김민수입니다." 이렇게 듣는 상대방이 더 편안하게 대화할 수 있도록 도와줍니다.
업무 전화는 대개 간단한 내용도 재확인이 필요하기 때문에 메모를 하면서 대화하는 습관을 가지면 좋습니다. 기억해 둘 것! 바로 메모 도구입니다. 전화 중이나 후에 중요한 내용, 연락처, 회신 기한 등을 빠짐없이 기록하는 것이 효과적입니다.
"업무 전화를 통한 소통은 원활한 업무 수행의 열쇠입니다." - 전문가들
핵심 기능 숙지하기
전화기 사용에서 핵심 기능을 숙지하는 것은 필수입니다. 전화의 다양한 기능을 숙지하면 더욱 효율적으로 업무를 처리할 수 있습니다.
- 재다이얼: 마지막 통화를 다시 걸 때 유용합니다.
-
수화기를 들고, [재다이얼] 버튼을 누릅니다.
-
착신전환: 내 전화기로 걸려온 전화를 다른 전화번호로 연결합니다.
- [수신전환] 버튼을 누르고 연결할 번호를 입력한 후 확인 버튼을 누릅니다.
이러한 기본 기능들을 원활히 사용하는 법을 이해하면 전화기를 더욱 효과적으로 활용할 수 있습니다. 적절한 상황에서 빠르게 전화를 돌리고 수신하는 능력을 높여보세요! 위의 팁들을 바탕으로 전화기 사용이 더 이상 두렵지 않을 것입니다.
업무 전화 필수 준비물
업무 전화를 보다 효과적으로 수행하기 위해서는 몇 가지 필수 준비물이 필요합니다. 이러한 준비물들은 여러분이 전화 통화를 보다 원활하게 진행하는 데 큰 도움이 됩니다. 아래에서는 전화기 옆에 비치해야 할 필기도구의 중요성, 메모 방법, 그리고 전화 내용을 기록하는 팁을 소개합니다.
필기도구 비치의 중요성
전화 통화를 하다 보면 많은 내용을 기억하기 어려운 경우가 발생합니다. 특히 중요한 전화일수록 기억이 잘 나지 않곤 합니다. 따라서 필기도구는 전화기 옆에 항상 비치해 두어야 합니다. 전화가 걸려 오면 여러 가지 정보를 듣게 되는데, 이를 몇 초 안에 잊어버릴 수도 있습니다. 그러므로 미리 준비해 둔 필기도구로 메모를 남기는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
"기억은 쉽게 사라지므로 메모하는 습관이 필요합니다."
전화 중에는 전화가 걸려 온 쪽의 이름, 용건, 그리고 회신해야 할 정보 등을 적는 것이 효과적입니다. 이렇게 작성한 메모는 이후 다른 동료에게 정보를 전달할 때 매우 유용합니다.
메모 벨에 쓰는 방법
전화 통화 중 메모를 벨에 쓰는 방법에는 몇 가지 간단한 규칙이 있습니다. 먼저, 용건을 구체적으로 적어야 하며, 특히 회신 기한이나 중요한 점은 강조하여 기록해야 합니다. 또한 해당 전화의 발신자 이름과 소속을 잊지 말고 쓰는 것이 좋습니다.
예를 들어, 다음과 같은 방식으로 메모를 작성할 수 있습니다:
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 발신자 이름 | 홍길동 |
| 소속 | 마케팅팀 |
| 용건 | 제품 출시 일정 확인 |
| 회신 기한 | 4월 10일 |
이처럼 포맷을 정리해서 메모하면, 읽기 쉽고 나중에 유용한 참고자료가 됩니다.
전화 내용 간단 기록하는 팁
전화 내용을 간단히 기록하기 위해서는 몇 가지 팁을 고려해야 합니다.
1. 핵심 내용 먼저 기록하기: 전화 통화 중 알게 된 중요한 사항을 가장 먼저 적습니다.
2. 약어 및 기호 사용하기: 시간을 절약하기 위해 자신의 약어 또는 간단한 기호를 활용해보세요.
3. 명확하게 정리하기: 통화 후에는 메모한 내용을 명확하게 정리하여 필요한 경우 쉽게 찾아볼 수 있도록 해두는 것이 좋습니다.
이와 같은 방법으로 메모를 남기면, 업무 전화 통화를 받는 것이 훨씬 수월해질 것입니다. 메모 습관을 통해 여러분의 업무 효율성을 극대화해보세요.
업무 전화 매너 지키기
업무 전화는 직장 내 소통에서 중요한 역할을 합니다. 신입사원은 전화 통화에 두려움을 느낄 수 있지만 적절한 매너와 준비로 자신감을 가질 수 있습니다. 이번 섹션에서는 업무 전화를 할 때 실수 없이 매너를 지키는 방법에 대해 알아보겠습니다.
첫 인사 시 소속과 이름
업무 전화를 받을 때는 통상적으로 “여보세요?”라고 하지 않습니다. 대신, 본인의 소속과 이름을 먼저 밝혀야 합니다. 이렇게 하면 상대방이 누가 전화를 받는 것인지 즉시 알 수 있기 때문입니다.
예를 들어, “안녕하세요. 다우오피스 마케팅팀 피우 사원입니다.”라고 인사하면, 상대방은 신속하게 필요한 정보를 파악할 수 있습니다.
"업무 전화에서의 첫 인사는 프로페셔널리즘을 드러내는 첫걸음입니다."
기억해 두어야 할 점은, 전화를 받기 전에는 반드시 대신 전화를 받을 경우 어떤 내용을 전달해야 할지 미리 준비하는 것도 좋다는 것입니다.
상대방의 용건 파악하기
안녕하세요. 먼저 자신의 소속과 이름을 밝힌 후에는 상대방의 용건을 명확히 파악해야 합니다. 필요사항은 필기도구로 빠르게 적어두는 것이 좋습니다. 전화 중에 상대방의 메시지를 놓치는 우려가 있기 때문입니다.
예를 들어, “다다 과장님이 잠시 자리를 비우셨습니다. 전해주실 내용을 말씀해 주시면 메모해 드리겠습니다.”라고 대답할 수 있습니다. 이는 전화가 행해지는 동안 상대방에게 신뢰감을 줄 뿐 아니라, 향후 업무에도 도움이 될 수 있습니다.
통화 내용을 잘 전달하기
전화를 끊기 전에, 상대방의 메모 내용을 꼼꼼하게 확인하고 전달할 내용을 정확히 이해했는지 점검하는 과정이 필요합니다. 예를 들어, “감사합니다. 내용을 잘 전달하겠습니다. 오늘도 좋은 하루 되세요.”라는 인사로 통화를 마무리하면, 지속적인 관계 형성에 도움이 됩니다.
업무 전화는 단순한 소통 수단이 아닌, 서로의 신뢰를 쌓는 중요한 과정입니다. 적절한 매너와 사전 준비를 통해 업무 전화에 대한 두려움을 덜어보세요.
